Construction Hub v1.11 — povezava z računovodskimi programi
S Construction Hub v1.11 delamo enega najpomembnejših korakov v razvoju sistema — polnovredno povezavo med vsakodnevnim operativnim delom in računovodsko evidenco. Računovodja ne prepisuje več podatkov ročno v svoj program — sistem sam ureja dnevnik in ga pripravi v zahtevanem formatu.
Zakaj je ta različica pomembna
V tipičnem gradbenem podjetju procesi tečejo po dveh vzporednih tirih. Na eni strani operativna ekipa dela v sistemu za upravljanje — ustvarja pogodbe, zapisnike, račune, premika blago iz skladišča. Na drugi strani računovodja odpre ločen program in znova vnaša iste dokumente, le da tokrat v jeziku kontov.
To podvojeno delo je drago, počasno in vir napak. Z v1.11 to vrzel zapremo.
Kontni načrt v drevesnem prikazu
Prvo, kar boste videli v novem razdelku „Računovodstvo → Nastavitve", je kontni načrt, urejen v drevesni strukturi. Bolgarski kontni načrt ima stotine postavk, razvrščenih po razredih in podkontih — ploski seznam jih spremeni v kaos. Drevesni prikaz vrne hierarhijo tja, kjer ji je mesto.
- Hitra orientacija — takoj vidite, kateri razredi vsebujejo sredstva, kateri stroške, kateri lastniški kapital
- Oznaka „v uporabi" — kateri konti so že uporabljeni v dejanskih dokumentih in jih zato ni mogoče preprosto izbrisati
- Filtri po vrsti in stanju — potrebni konto najdete z nekaj kliki, ne z dolgim listanjem
Kontni načrt je za Bolgarijo predhodno naložen — ni ga treba vnašati. Lahko ga dopolnite ali izključite konte, ki jih vaše podjetje ne potrebuje.
Stopnje DDV — v ločenem razdelku
DDV v gradbeništvu ni preprosta tema. Imate standardno stopnjo, znižano stopnjo za določene storitve, ničelno stopnjo pri mednarodnih poslih, obrnjeno davčno obveznost pri poslih med zavezanci za DDV. Vsako od teh stopenj je treba povezati z določenimi konti.
V v1.11 smo izločili samostojen razdelek za stopnje DDV, kjer določite:
- Katere stopnje uporablja vaše podjetje
- Na kateri konto gredo za obračunani DDV (pri prodaji)
- Na kateri konto gredo za prejeti DDV (pri nakupih)
- Status (aktivna / neaktivna) z zgodovino stopenj
Ko pozneje izdate račun z določeno stopnjo, sistem natanko ve, kako jo prikazati v dnevniku.
Pravila za usklajevanje — brez pisanja kode
Najobčutljivejši del vsake računovodske integracije je povezovanje operativnih dokumentov s pravimi konti. Račun za material gre na en konto, račun za najem na drugega, predujem na tretjega.
Doslej je to zahtevalo bodisi ročno izbiranje pri vsakem dokumentu bodisi tehnično osebo, ki je napisala pogoje. V v1.11 ponujamo urejevalnik pravil s pripravljenimi pogoji iz spustnih menijev:
- Pogoj po vrsti postavke (material, storitev, delo, stroj, energija itd.)
- Pogoj po skupini v šifrantu
- Pogoj po partnerju ali kategoriji partnerja
- Pogoj po vrsti dokumenta (račun, strošek, predračun)
Kombinirate pogoje, navedete, na kateri konto vodi njihova kombinacija, in ste pripravljeni. Brez programerja.
Samodejni dnevnik
S pripravljenim kontnim načrtom in pravili sistem zdaj sam ustvari računovodski dnevnik ob vsakem poslovnem dogodku:
- Izdan račun → vpis v dnevnik
- Prejet strošek → vpis v dnevnik
- Plačan zapisnik → vpis v dnevnik
- Skladiščno gibanje → vpis v dnevnik
- Inventura skladišča → vpis v dnevnik
- Bančna ali blagajniška transakcija → vpis v dnevnik
Dnevnik je viden v novem vnosu „Dnevnik" v stranskem meniju in ga je mogoče pregledati dokument za dokumentom. Pri spremembi, preklicu ali brisanju operativnega dokumenta se ustrezni vpis prekliče in ustvari znova — brez razhajanja med obema sistemoma.
Izvoz v Microinvest in SAF-T BG
To je končni korak v verigi — dnevnik mora doseči računovodski program ali bolgarski davčni organ (НАП).
Construction Hub v1.11 izvaža v treh formatih:
- Splošni (Generic) format — standardni CSV, ki ga bere večina bolgarskih računovodskih sistemov
- Microinvest — neposreden format za nalaganje v Microinvest, enega najbolj razširjenih računovodskih programov v državi
- SAF-T BG — format, ki ga je standardiziral bolgarski davčni organ (НАП) za elektronsko predstavitev računovodskih informacij ob inšpekciji
Računovodja datoteko prenese in jo naloži — brez pretvorb, brez ročnih popravkov.
Pomočnik za začetno nastavitev
Za nove uporabnike ali nova podjetja smo v uporabniškem meniju zagnali pomočnika, ki vas vodi skozi osnovne korake za začetek:
- Podatki o podjetju (ime, davčna številka, naslov, logotip)
- Prvi uporabniki in vloge
- Prvi objekti
- Bančni računi in blagajne
Pomočnik prikaže, kaj je že pripravljeno in kaj je še treba urediti, tako da ne spregledate osnovnih nastavitev, preden začnete delati.
Izbira več postavk hkrati
Manjše, a zaznavno izboljšanje pri vsakodnevnem delu. Ko dodajate vrstice v popis del, ponudbo, pogodbo, zapisnik, cenik, razpis ali računovodski dokument (račun, predračun, strošek, prihodek), lahko zdaj izberete več artiklov hkrati iz šifranta — s potrditvenimi polji in možnostjo „Izberi vse na strani" — ter jih dodate z enim dejanjem.
Prej ste morali odpreti šifrant, izbrati en artikel, ga dodati, znova odpreti šifrant in tako dalje.
Javne pogodbe — aneksi s „spremembo" in „odstranitvijo"
Ko pogodbo z javno povezavo delite s stranko ali podizvajalcem, lahko druga stran zdaj predlaga aneks z dejanji „sprememba" ali „odstranitev", prav tako pa lahko doda prosto opisano postavko brez dostopa do vašega šifranta.
Zahteve za spremembo (change orders) zunanje stranke so v sistemu postale bolj vidne — ne ostajajo neopažene med drugimi opravili.
Poenoten prikaz podrobnih strani
Na koncu še celovita oblikovna prenova. Podrobne strani zapisnikov, pogodb, ponudb, razpisov, popisov del, cenikov, garancijskih zadržanj, dokumentov, skladišč in transakcij so prejele enako povzemalno vrstico v zgornjem delu. Najpomembnejši podatki — vrednost, status, partner — so povsod na istem mestu.
V ponudbah smo dodali zložljive razdelke za plačilni načrt, pogoje in korespondenco ter izbiro dobavnih pogojev po mednarodnem standardu Incoterms 2020.
V razpisih prikazujemo razčlenitev neto / DDV / bruto, enako kot v ponudbah, in dodali smo jasne oznake „brez DDV" na podrobni strani in v obrazcih.
Za druge države
Različica 1.11 vključuje dve različni vrsti funkcionalnosti — ene delujejo povsod, druge so specifične za Bolgarijo.
Deluje neodvisno od države:
- Drevesni kontni načrt — določite svoj kontni načrt po lokalnem standardu
- Razdelek za stopnje DDV — nastavite stopnje in konte glede na svojo državo
- Urejevalnik pravil za usklajevanje — pogoji so univerzalni (vrsta postavke, partner, vrsta dokumenta)
- Samodejno ustvarjanje dnevnika ob vsakem poslovnem dogodku
- Izvoz v splošnem (Generic) CSV formatu — sprejema ga večina računovodskih programov
Specifično za Bolgarijo:
- Predhodno naložen kontni načrt po bolgarskem standardu
- SAF-T BG — standardiziran format za predložitev bolgarskemu davčnemu organu (НАП)
- Neposreden format za Microinvest
V naslednjih različicah bomo dodali podporo, specifično za posamezne države, tudi za druge trge, na katerih delujemo — formate lokalnih davčnih organov, povezave s priljubljenimi računovodskimi programi, pripravljene kontne načrte po lokalnem standardu. Če vaše države ni na seznamu podprtih formatov, nam pišite — prednostno dodajamo tiste, ki jih naši uporabniki dejansko uporabljajo.
Proti polni računovodski avtomatizaciji
Različica 1.11 je prvi korak v širši smeri. Naš cilj je, da operativno delo in računovodstvo živita v skupnem sistemu, brez podvojenega vnosa in brez razhajanj. Faza 1.5 (izvoz dnevnika) postavlja temelje. V prihodnjih različicah bomo dodali še več formatov, več pravil in več integracij.
Zaženite brezplačno preizkusno obdobje in preizkusite nov računovodski modul z lastnimi podatki in kontnim načrtom.